15.02.2020

E-Mail-Signatur: ein "Muss" für Firmen

Heute startet unser Business-Blog. Das erste Thema ist „E-Mail-Signatur“ für Firmen.

Was ist immer noch das Top-Kommunikationsmittel in Unternehmen? Facebook, Twitter, SMS, Xing oder LinkedIn? Nein, es ist die gute alte E-Mail.

Ist die E-Mail-Signatur ein "Muss" für Firmen?

Schon seit mehr als zehn Jahre wird die E-Mail offiziell als Geschäftsbrief angesehen und muss gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Bei einem geschäftlichen Brief erscheint es sonnenklar, dass gewisse Standards erfüllt sind. Nicht anders ist es bei geschäftlichen E-Mails. Die gesetzliche Grundlage findet sich im elektronischen Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister (EHUG) wieder.

Die EHUG-Regelung betrifft alle „E-Letter“ wie

• Angebote,
• Anfragen,
• Auftragsbestätigungen,
• Preislisten,
• Rechnungen,
• Bestellungen,
• Newsletter sowie
• automatisiert versendete E-Mails wie Transaktionsmails (Ausnahme: Mitteilungen für übliche Vordrucke, z.B. Lieferscheine oder Versandanzeigen).

Grundsätzlich muss nicht jede E-Mail-Signatur jedes Mitarbeiters Pflichtangaben aufweisen. Aber bei Prokuristen und Personen, die das Unternehmen rechtsverbindlich vertreten, sind diese vorgeschrieben.

Für wen gilt die gesetzliche Richtlinie nicht?

Sie sind ein Gewerbetreibender und nicht in das Handelsregister eingetragen? Dann müssen Sie keine E-Mail-Signatur führen. Es zeugt aber von Professionalität, wenn Sie Ihre E-Mails mit einer ladungsfähigen Anschrift versehen.

Manche Berufsordnungen verpflichten Freiberufler dahingehend. Die meisten Geschäftspartner betrachten den Namen und die Anschrift des Gewerbetreibenden bei E-Mails ohnehin als selbstverständlich.

Für wen gilt das Gesetz?

• im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, vgl. § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
• Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG
• Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
• Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

Ein Beispiel bei einer GmbH:

„Firma mit Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
Zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer
Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen. Sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen

Beispiel-Muster:

Mustermann GmbH
Sitz der Gesellschaft: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Geschäftsführer Max Mustermann, Steffi Mustermann
Aufsichtsratsvorsitzender: Stefan Mustermann“

Auszug: https://www.dogado.de/blog/die-globale-e-mail-signatur-ein-must-have-im-unternehmen

Ausführliches Muster:

• Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. „KG”)
• Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
• das Registergericht
• die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
• Zusatzangaben bei Kapitalgesellschaften:
  • Alle Geschäftsführer (m/w) mit Vor- und Nachnamen
  • Falls vorhanden, der/die Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen
  • Alle Vorstandsmitglieder (m/w) mit Vor- und Nachnamen

Sicher ist es nicht immer einfach, diese ganzen Angaben leserlich und vor allem einheitlich für alle Mitarbeiter in einem Unternehmen unter jede E-Mail zu schreiben. Zum Glück kann die Signatur aber automatisch eingefügt werden. Folgen Sie dieser Regelung als Unternehmen nicht, kann es sehr teure Sanktionen und Strafen zur Folge haben.

Bitte bedenken Sie, dass wir Sie dazu nicht beraten und keine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen.

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