19.02.2021

Richtig mahnen: So geht´s

Wenn es zu dem unangenehmen Fall kommt, dass ein Kunde eine Rechnung nicht zahlt, dann muss das Unternehmen sein Mahnwesen beauftragen. Muss man den Kunden immer drei Mal mahnen? Wir geben Ihnen in diesem Blog wichtige Tipps bei der Erstellung und den Fristen von Mahnungen.

Business-Wissen: Wie mahnen Sie richtig?

Das Ziel im Mahnwesen ist es, die offenen Forderungen zu erhalten oder zu mindestens die Chance zu erhöhen. Wie können Sie Mahnungen erstellen?

Eigenes Mahnwesen mit Vorlage oder Software

Im besten Fall schaffen Sie sich eine Vorlage und eine Terminmappe.
Als erstes brauchen Sie einen Überblick über Ihre Rechnungen. Welche wurden bereits bezahlt und welche nicht? So finden Sie die Kunden, welche die Zahlungsfrist überschreiten. Hierbei können Ihnen verschieden Rechnungssoftwaren helfen.
Wenn Sie ein Rechnungsprogramm verwenden, wirkt sich das nicht nur terminlich aus. Sondern Sie können die Kundendaten direkt übernehmen, die Pflichtangaben werden automatisch befüllt, Termine werden Ihnen angezeigt usw.

Externes Mahnwesen

Wenn Sie keine Mitarbeiter oder Zeit haben, um sich um die Mahnungen zu senden, dann können Sie ein Inkasso-Büro oder einen Anwalt einschalten. So haben Sie keine Probleme und müssen auch nicht prüfen, ob die Schreiben noch auf dem aktuellen Stand sind.

Inkasso: Wenn Sie ein Inkassobüro mit dem Fall beauftragen, dann wird der Fall geprüft und dem Schuldner wird eine Mahnung zzgl. Inkassogebühren und Auslagen gestellt.

Anwalt: Wenn Sie einen Anwalt einschalten, wird dies in den meisten Fällen zusätzliche Kosten verursachen. Wenn es sich aber um eine große Summe handelt, ist diese Wahl zu empfehlen.

Was muss in der Mahnung stehen?

Die Mahnung muss grundlegende Angaben besitzen, damit diese rechtsgültig ist. Besonders wichtig ist die Überschrift „Mahnung“. So sieht der Kunde auf einen Blick die Dringlichkeit des Dokuments. Zusätzlich ist diese Überschrift wichtig, um ein gerichtliches Mahnverfahren zu starten.

Ergänzen Sie die Rechnungsnummer, damit der Kunde die Mahnung zuordnen kann. Weisen Sie den Kunden höflich auf die offene Forderung hin und geben Sie das Datum der Originalrechnung ein, wann die Rechnung beglichen werden sollte. Vergeben Sie ein neues Zahlungsziel. Hier sind Sie flexibel und können auf die Liquidität und Wichtigkeit des Kunden achten.
Aktuell gibt es keine gesetzlichen Regelungen zu Mahngebühren oder Verzugszinsen. Hier wird Ihnen freie Hand gelassen, ob Sie schon am ersten Verzugstag Gebühren und Zinsen fordern.

Zeigen Sie dem Kunden die Originalsumme mit evtl. daraus resultierenden Gebühren und Zinsen auf.

Wichtig: Formulieren Sie eine Mahnung stets höflich. Denn es handelt sich immer noch um einen Kunden und das sollte im besten Fall so bleiben. Werden Sie Ihren Ärger nicht in einem Mahnschreiben los. Bleiben Sie sachlich und neutral – aber weisen Sie den Kunden deutlich auf rechtliche Schritte hin, die ihm drohen könnten, wenn er nicht zahlt.

Bevor Sie den Kunden eine Mahnung schreiben, sollten Sie nach Möglichkeit prüfen:

• Hat der Kunde die Rechnung erhalten?
• Wurde die Zahlung vielleicht versehentlich vergessen?
• Handelt es sich um einen Stamm, Neu. Oder Bestandskunden?

FAQ – Mahnungen

Wann wird die erste Mahnung verschickt?

Wenn ein Kunde das vereinbarte Zahlungsziel überschritten hat, können Sie direkt die erste Mahnung verschicken.

Wichtig: Wenn Sie dem Kunden eine Rechnung zusenden, dann weisen Sie den Kunden darauf hin, dass der Kunde nach Ablauf des Zahlungsziels in Verzug gerät. Wenn Sie das nicht angeben, müssen Sie den Kunden förmlich in Verzug setzen. Das bedeutet, dass Sie den Kunden ein weiteres Mal anschreiben müssen!

Was ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Zahlungsverzug?

Wenn es um die Fälligkeit geht, dann haben Sie diese selbst in der Rechnung definiert. Wenn das Zahlungsziel erreicht ist, tritt diese ein.

In den Zahlungsverzug kommt der Kunde erst, wenn dieser nicht reagiert, obwohl eine Rechnung eingegangen ist. Allerdings tritt der Verzug nicht auf, wenn der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat.

Welche Unterschiede gelten bei Privat- und welche bei Geschäftskunden?

Privatkunden: Wenn Sie eine Rechnung erstellen, dann setzen Sie das Zahlungsziel und klären den Kunden bereits in der Rechnung auf, welche Folgen ein ausbleibender Zahlungseingang hat. So ist der Kunde nach 30 Tagen der Rechnungserstellung in Verzug.

Geschäftskunden: Hier müssen Sie in der Rechnung keinen Hinweis auf die Folgen eines Verzugs weisen. Nach Ablauf von 30 Tagen geraten Geschäftskunden automatisch in Verzug.

Was ist der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung?

Wenn Sie die Schreiben nur inhaltlich betrachten, werden Sie bis auf die Überschrift keinen Unterschied erkennen. Aber rechtliche Schritte können erst gegen den Schuldner vorgenommen werden, wenn dieser eine Mahnung erhalten hat. Wenn Sie nur eine Zahlungserinnerung ausstellen, ist es grundsätzlich nicht möglich!

Wofür nutze ich dann eine Zahlungserinnerung?

Sollten Sie einen Stammkunden anschreiben müssen, sollten Sie nicht direkt mit einer Mahnung ins Haus fallen. Bei der Zahlungserinnerung weisen Sie Ihren Kunden nur darauf hin, dass er die Zahlung schlicht vergessen hat.

Wichtig: Bei der Zahlungserinnerung können Sie mit dem Zahlungsziel ganz flexibel sein. Gern nutzt man hier eine Zeitspanne von 14 Tagen.

Muss ich den Kunden drei Mahnungen zuschicken?

Nein. Sie können schon nach der ersten Mahnung das gerichtliche Verfahren einleiten. Das Mahnsystem mit drei Mahnungen wird nur genutzt, um dem Kunden die Chance zu geben, den eignen Fehler zu korrigieren.

Wie funktioniert das System mit drei Mahnungen?

In der ersten Mahnung wird der Kunde freundlich darauf hingewiesen, dass noch ein offener Betrag aussteht. Haben Sie dem Kunden keine Zahlungserinnerung zugesandt, gilt die Unschuldsvermutung. Gegeben falls zeigen Sie weitere Schritte auf, wenn kein Ausgleich des Betrages erfolgt (beispielsweise Mahngebühren oder rechtliche Schritte).

Bei der zweiten Mahnung wird der Ton deutlicher. Sie sollten in dem Schreiben Mahngebühren und Zinsen aufzeigen, um den Aufwand mit dem Kunden auszugleichen. Setzen Sie das Zahlungsziel kürzer an.

Wichtig: Versenden Sie eine zweite oder dritte Mahnung nur, wenn Sie glauben, dass der Kunde der Zahlungsaufforderung noch nachkommt. Sonst sollten Sie direkt ein gerichtliches Mahnverfahren eröffnen.

Bei der 3. Mahnung (auch Letzten Mahnung) ist der zeitliche Abstand noch kleiner anzusetzen und auch der Ton sollte deutlich direkter sein. Weisen Sie den Kunden darauf hin, dass die nächsten Schritte gerichtlich erfolgen, wenn die Zahlung ausbleibt.

Welcher Zeitraum könnte für das Dreistufen-System verwendet werden?

Es gibt hierfür keine Regelung. Beispiel für den Zeitplan der Mahnungen:

1. Mahnung 20 Tage
2. Mahnung 14 Tage
3. Mahnung 7 Tage

Muss ich die Mahnungen per Einschreiben verschicken?

Im Zweifel muss vor dem Gericht nachgewiesen werden, dass der Kunde die Mahnung erhalten hat. Sie sollten die Mahnung per Einschreiben verschicken, damit Sie einen Zustellungsnachweis haben.

Wann tritt der Zahlungsverzug automatisch ein und man müsste keine Mahnungen schreiben?

Grundsätzlich ist das Schreiben einer Mahnung nicht nötig, wenn:

• In der Originalrechnung haben Sie ein Zahlungsziel bestimmt. Zusätzlich haben Sie bei Privatkunden auf den Zahlungsverzug hingewiesen, wenn das Zahlungsziel überschritten wird.
• Die Lastschrift zurückgezogen wurde.
• Die Zahlung ausdrücklich von dem säumigen Kunden verweigert wird.
• Der Kunde den Wohnsitz wechselt, damit die Mahnungen nicht mehr zugestellt werden können.

Was kommt nach der letzten Mahnung?

Verstreicht das Zahlungsziel der letzten Mahnung (meist 3. Mahnung) können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen. Dieses können Sie online beim Portal Online-Mahnantrag stellen. Für säumige Kunden kann in Deutschland und in den EU-Ländern einfach und unkompliziert ein Antrag gestellt werden. 

Kann ich eine Mahnung auch per Mail verschicken?

Wählen Sie für Mahnungen stets die Schriftform. Auch bei den Zahlungserinnerungen sollten Sie auf den postalischen Weg zurückgreifen. So können Sie den erhalt per Einschreiben nachweisen.

Fazit

Jetzt wissen Sie, dass Sie keine drei Mahnungen schreiben müssen. Aber wenn Sie dem Kunden entgegenkommen wollen und Sie davon ausgehen, dass die Zahlung erfolgt, dann können Sie dem Kunden die Zeit geben. Bedenken Sie immer, dass jeder mal etwas vergessen kann.

Ob Sie Ihr Mahnwesen in der Firma haben wollen oder extern - das liegt in Ihren Händen. Wichtig ist es in jedem Fall.

Die Informationen zu diesem Thema wurden sorgfältig recherchiert, geprüft und zusammengestellt, aber eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernehmen wir nicht.

---

Hier finden sie weitere interessante News.

---