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Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?

In unserem Blog „So geht Business“ schauen wir uns nach und nach an, was ein Business können muss und auf was Sie achten müssen. In diesem Blog bekommen Sie alle Informationen, wie Sie eine Rechnung als Freiberufler oder Selbstständiger mit der Kleinunternehmerregelung schreiben.

Rechnung schreiben

Wir gehen Schritt für Schritt vor und arbeiten uns von oben nach unten. Eine Rechnung werden Sie ausstellen müssen, wenn Sie sich selbstständig machen wollen. Wichtig ist, dass auf diese nichts fehlt. Wir wollen in diesem Blog einen Fokus auf Unternehmer mit der Kleinunternehmer-Regelung legen. Mehr zu der Regelung finden Sie hier.

Der wichtigste Unterschied ist: Als Kleinunternehmen müssen Sie die Mehrwertsteuer nicht an das Finanzamt abführen. Aber diesen Punkt müssen Sie in Ihrer Rechnung mit erwähnen. In irgendeiner Form müssen Sie in der Rechnung hinweisen, dass sie KEINE UMSATZSTEUER ausweisen! Beispielsweise können Sie den Satz einfügen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Die wichtigsten und essenziellen Teile einer Rechnung finden Sie im § 14 Abs. 4 UstG.

Wussten Sie, dass Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen, wenn Sie eine Leistung an ein anderes Unternehmen gestellt haben.

Welche Angaben sind Pflicht?

Aus dem Paragrafen haben wir für Sie eine Liste für die Pflichtangaben in einer Rechnung herausgeschrieben:

  • Den vollständigen Namen und die Adresse des Unternehmens und des Empfängers
  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationnummer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungs- und Rechnungsdatum
  • Die handelsübliche Bezeichnung für die gelieferten Gegenstände oder den Rahmen und Umfang der Dienstleistung (Beispielsweise können Sie die Menge und die Art der gelieferten Ware auflisten)
  • Den (monatsgenauen) Liefer- oder Leistungsdatum (geben Sie hier am besten den Hinweis, dass Liefer- / Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt)
  • Hinweis auf die Nichtausweisung der Umsatzsteuer!
  • Zusatz: Sollte es sich um eine Leistung am Grundstück handelt, müssen Sie eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren anfügen!

Sollten Sie nicht alle Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung haben, kann es zu Nachzahlungen an das Finanzamt kommen.

Leitfaden

Wie oder über welches Programm Sie Ihre Rechnung erstellen, entscheiden Sie. 

Briefkopf

Ganz oben in der Kopfzeile können Sie Ihren Firmennamen und -logo einfügen. So ist für den Kunden auf einen Blick ersichtlich, von wem die Rechnung kommt.

Auf der linken Seite können Sie Ihre Firmenadresse einfügen und direkt darunter kommen die Daten des Rechnungsempfängers. Grundsätzlich schreiben Sie Ihren Firmennamen etwas kleiner. Auf der rechten Seite sollten Sie Ihre Daten der Firma auflisten. Im besten Fall direkt mit einem Ansprechpartner und den Kontaktdaten. Machen Sie es dem Kunden leicht, sofort die Nummer oder E-Mail-Adresse zu finden.

Wenn Sie eine Steuernummer haben ist es kein Fehler diese hier zu vermerken. Spätestens sollte die Steuernummer in der Fußzeile zu finden sein. Wenn Sie Geschäfte im Europäischen Raum machen, dann müssen Sie auf die Umsatzsteuer-IdNr. für Ihr Unternehmen und die Ihres Partners verwiesen werden. Sie wissen mit der Nummer gerade nichts anzufangen? Dann haben wir hier alles für Sie zusammengetragen.

Des weiteren sollten die Rechnungs- und Kundennummer folgen. Die Kundennummer vergeben Sie nur einmalig. Auch die Rechnungsnummer ist einmalig zu vergeben und wird von den meisten Unternehmen fortlaufend geführt. Achten Sie darauf, dass Sie eine nachvollziehbares System haben und keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird! Die Kombination darf aus Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen bestehen.

Gut zu wissen: Fangen Sie nicht bei null an, denn so kann man nachvollziehen, wie viele Rechnungen Sie erstellt haben. Eine gute Alternative wäre: (Jahr/Monat/Nummer) 2021/03/124

Vergessen Sie das Datum der Rechnungserstellung nicht. Sie sollten auch das Lieferdatum eintragen. Dieses gibt an, wann die Lieferung bei dem Kunden erhalten soll. 

Betreff und Co.

Den Betreff können Sie simpel und einfach mit „Rechnung“ halten. Hierbei müssen Sie sich an keine Form halten. Zur Übersicht können Sie die Rechnungsnummer zusätzlich anbringen.

Sie können unter dem Betreff bei Bedarf weitere Informationen in den "Kopftext" schreiben.

Inhalt

Bringen Sie dem Kunden eine Auflistung, welche Artikel dieser bestellt hat. Im besten Fall machen Sie hier eine kleine Tabelle mit der Anzahl der Ware; der Artikelnummer; der Bezeichnung; der Einzelpreis; Gesamtpreis und unter Umständen zeigen Sie dem Kunden direkt die abgezogenen Rabatte auf.

Unter der Tabelle sollten Sie den Gesamtbetrag schreiben und ein Rechnungsdatum. Hier haben Sie weiterhin die Möglichkeit einen Text einzufügen. Bringen Sie eine Klausel unter, dass das Liefer-/ und Leistungsdatum dem Rechnungsdatum gleicht. Bedanken Sie sich bei dem Kunden.

Ganz wichtig!

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung ausüben, dann müssen Sie unbedingt anfügen, dass Sie keine Umsatzsteuer gemäß § 19 Abs. 1 UstG ausweisen.

Fußzeile

In dem untersten Kästchen fügen Sie eine Art Impressum zu Ihrem Unternehmen an. Schreiben Sie hier die Bankdaten hinein und Ihre Steuernummer.

Kurz und knapp die Vorteile

  • Wenn Sie kein Kaufmann sind, können Sie die Rechnung relativ einfach halten
  • In den meisten Fällen finden Sie viele kostenlose Rechnungsvorlage
  • Auch die Personalisierung ist leicht einzubringen
  • Es bleibt Ihnen viel Bürokratie erspart (Mehrwertsteuer-Abführung)

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